Politique de confidentialité

Cette politique explique comment Agreely, un service d’Ophelios Studio, traite les renseignements personnels lorsque vous utilisez le service Agreely et le site agreely.ca.

Dernière mise à jour : 21 octobre 2026

Version : 1.2

1. Qui nous sommes

Agreely est un service de reddition de comptes du consentement exploité par Ophelios Studio (« Agreely », « nous »). Agreely aide les organisations à émettre, vérifier, révoquer et prouver le consentement, avec un registre cryptographique honnête. Cette politique vise les renseignements personnels qu’Agreely traite au sujet de ses propres titulaires de compte, de ses prospects et des personnes qui visitent le site agreely.ca. Elle ne régit pas, à elle seule, les renseignements personnels qu’une organisation cliente traite au sujet de ses propres personnes concernées au moyen d’Agreely (voir « Notre rôle de couche de reddition de comptes » ci-dessous).

Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels (le responsable exigé par la Loi 25) est David Tucker, Ophelios Studio. Vous pouvez la joindre à david.tucker@ophelios.com.

2. Ce que nous recueillons

Nous cherchons à ne recueillir que ce qui est nécessaire pour fournir et exploiter le service :

• Données de compte et d’entreprise que vous fournissez à l’inscription : votre nom, votre courriel professionnel, le nom de votre organisation, votre rôle et la configuration que vous établissez dans l’application.
• Données d’authentification : identifiants et information de session nécessaires pour vous connecter et protéger votre compte.
• Données de facturation : votre forfait, votre contact de facturation et l’état de votre abonnement. Les paiements par carte sont traités par Stripe ; nous ne conservons pas les numéros de carte complets sur nos serveurs.
• Données d’utilisation et techniques : journaux, adresse IP, information sur l’appareil et le navigateur, et utilisation des fonctionnalités, servant à exploiter, sécuriser et améliorer le service.
• Communications : les messages que vous nous envoyez (soutien, ventes, courriel) et nos réponses.

3. Pourquoi nous l’utilisons (fins)

• Fournir, maintenir et sécuriser le service Agreely et votre compte.
• Traiter la facturation et gérer votre abonnement.
• Offrir le soutien et répondre à vos demandes.
• Détecter, prévenir et traiter les abus, la fraude et les incidents de sécurité.
• Améliorer le service et comprendre, de façon agrégée, comment il est utilisé.
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

4. Notre rôle de couche de reddition de comptes

Pour les dossiers de consentement que les organisations clientes gèrent au moyen d’Agreely, c’est l’organisation cliente qui décide des fins et des moyens de leur traitement ; Agreely agit comme sous-traitant et couche de reddition de comptes pour le compte du client. Le produit est conçu autour de la minimisation des données :

• Les identifiants d’une personne concernée détenus pour un client demeurent pseudonymes et sont conçus pour être non reliables d’un client à l’autre ; Agreely ne constitue pas de profil des personnes entre les clients.
• Ce qui est ancré sur la chaîne publique Base se limite à des empreintes cryptographiques et des engagements opaques. Aucun renseignement personnel, ni aucune déclaration de consentement lisible, n’est inscrit sur la chaîne.
• Nous concevons pour l’honnêteté, non pour la surenchère. Lorsqu’une limite existe (par exemple ce qui subsiste après un effacement, voir la section 6), nous la décrivons clairement plutôt que de prétendre à davantage que ce que le système offre.

Si vous êtes une personne dont une entreprise gère le consentement avec Agreely, cette entreprise est votre premier point de contact pour vos droits ; nous l’appuierons pour vous répondre.

5. Durée de conservation

Nous conservons les données de compte, de facturation et d’utilisation tant que votre compte est actif, puis pour une période limitée afin de respecter nos obligations légales, comptables et de sécurité, après quoi nous les supprimons ou les anonymisons. Les sauvegardes et les journaux d’écriture anticipée (write-ahead logs) sont conservés pendant une fenêtre documentée, puis expirent. Nous publierons des durées de conservation précises à mesure qu’elles seront arrêtées ; l’objectif est de ne pas conserver de renseignements personnels au-delà du nécessaire pour les fins ci-dessus.

6. Sécurité et la limite honnête de l’effacement

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité de l’information, notamment le chiffrement par client (par tenant) des dossiers sensibles, le chiffrement en transit, des contrôles d’accès et l’isolement entre clients.

Pour les dossiers de consentement, Agreely met en oeuvre le droit à l’effacement par un déchiquetage cryptographique par cellule : effacer un dossier détruit toute copie lisible de sa déclaration de sorte que, dès la validation de l’effacement, la base de données vive est anonymisée (aucune déclaration de catégorie ou de finalité lisible ne subsiste). Pour être honnêtes sur ce que cela garantit et ne garantit pas :

• La base de données vive est anonymisée immédiatement ; la destruction physique complète s’achève à l’intérieur d’une fenêtre de conservation documentée.
• Ce qui peut subsister après un déchiquetage est un engagement orphelin illisible sur la chaîne (conservé pour que les autres dossiers demeurent vérifiables), un lien vers une référence aléatoire opaque ne portant aucune déclaration lisible, et un résidu de texte chiffré dans les journaux d’écriture anticipée et les sauvegardes jusqu’à l’expiration de la conservation.

Nous ne prétendons pas que les données sont « détruites de façon irréversible partout et en tout temps ». Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est parfaitement sûre ; nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

7. Fournisseurs de services (sous-traitants)

Nous communiquons des renseignements personnels à un petit nombre de fournisseurs qui les traitent pour notre compte, par contrat et seulement au besoin :

• Stripe pour le traitement des paiements et la facturation des abonnements. Emplacement : États-Unis.
• OVH pour l’hébergement de l’application, de la base de données de production et de ses sauvegardes chiffrées, où les renseignements personnels sont stockés et traités. La page d’état publique status.agreely.ca y est aussi hébergée. Emplacement : Beauharnois (Québec), Canada.
• Zoho Mail pour le relais des courriels transactionnels : invitations, codes de vérification, confirmations, et les courriels que nos clients envoient par Agreely. Le relais reçoit le nom et l’adresse du destinataire et le contenu du message. Emplacement : États-Unis.
• Anthropic, PBC pour la catégorisation des témoins par modèle de langage, pour les sites qui utilisent le produit Témoins. Emplacement : États-Unis. La charge transmise à Anthropic est conçue pour ne porter aucun renseignement personnel (noms et attributs de témoins, domaines) ; le seul résidu possible est le titre de la page balayée, tronqué à 300 caractères, qui pourrait exceptionnellement contenir le nom d’une personne.
• La chaîne Base pour l’ancrage d’empreintes cryptographiques uniquement. Aucun renseignement personnel n’est placé sur la chaîne.
• Fly.io pour la mesure d’audience Umami du site agreely.ca (section 10). Emplacement : Toronto (Ontario), Canada.
• Cloudflare pour la diffusion du site agreely.ca. Emplacement : États-Unis.
• DigitalOcean pour l’hébergement du site agreely.ca. Emplacement : à l’extérieur du Québec.

Nous tiendrons cette liste à jour au fil de l’évolution de nos fournisseurs. Voir notre page de sécurité pour la même liste, avec le rôle et l’emplacement complets de chaque fournisseur.

8. Hébergement au Québec et traitement à l’extérieur du Québec

Les renseignements personnels du service Agreely sont hébergés au Québec : l’application, la base de données de production et ses sauvegardes chiffrées sont chez OVH, à Beauharnois, sur deux serveurs. Les sauvegardes sont conservées dans deux dépôts, un sur chacun de ces serveurs.

Cet hébergement au Québec n’est pas une communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Pour les dossiers que nos clients gèrent au moyen d’Agreely (section 4), nous en confier la conservation est une communication nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service (P-39.1, art. 18.3 ; A-2.1, art. 67.2), et non une communication à l’extérieur du Québec (P-39.1, art. 17 ; A-2.1, art. 70.1).

Certains traitements sortent toutefois du Québec, chacun pour une raison précise :

• Les courriels. Les courriels qu’Agreely envoie, y compris ceux que nos clients envoient par Agreely, passent par le relais Zoho Mail, situé aux États-Unis, qui reçoit le nom et l’adresse du destinataire et le contenu du message.
• La catégorisation des témoins. Pour les sites qui utilisent le produit Témoins, Anthropic, aux États-Unis, catégorise les témoins à partir de métadonnées conçues pour ne contenir aucun renseignement personnel ; le seul résidu possible est le titre de la page balayée (section 7).
• Les paiements. Stripe, aux États-Unis, traite les paiements et la facturation des abonnements, avec le nom et le courriel du titulaire du compte ; les numéros de carte ne passent jamais par nos serveurs.
• L’ancrage. La chaîne publique Base ne reçoit que des empreintes cryptographiques, jamais un renseignement personnel.
• Le site agreely.ca. Le site agreely.ca est servi par Cloudflare et hébergé chez DigitalOcean, et la mesure d’audience Umami (section 10) tourne chez Fly.io, à Toronto : ils reçoivent l’adresse IP et la signature du navigateur des visiteurs.

Pour les renseignements personnels dont nous sommes responsables, l’article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant toute communication à l’extérieur du Québec, et une entente écrite. Pour les dossiers que nos clients gèrent au moyen d’Agreely, l’évaluation du volet des courriels revient à chaque client (P-39.1, art. 17 ; A-2.1, art. 70.1) : nous la documentons, nous ne la réalisons pas à sa place.

9. Vos droits

Sous réserve du droit applicable, vous pouvez exercer les droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

• Accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Rectification des renseignements inexacts, incomplets ou périmés.
• Retrait du consentement, lorsque le traitement repose sur le consentement.
• Portabilité : recevoir certains renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Effacement / désindexation lorsque la loi le permet.

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez au responsable à david.tucker@ophelios.com. Nous répondrons dans le délai prévu par la loi. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

10. Témoins (cookies), sessions et mesure d’audience

Le site agreely.ca et l’application utilisent un petit nombre de témoins et de technologies similaires nécessaires pour vous connecter, sécuriser votre session et mémoriser des préférences de base (comme la langue et le thème). Nous n’utilisons pas de témoins publicitaires.

Pour comprendre comment le site agreely.ca est utilisé, nous mesurons l’audience avec Umami, un outil d’analyse à code ouvert qu’Ophelios exploite sur sa propre instance, hébergée au Canada (Fly.io, Toronto, Ontario). Il ne dépose aucun témoin et n’écrit rien sur votre appareil, la seule exception étant votre refus ci-dessous, et uniquement si vous le demandez. Chaque page consultée transmet à notre propre serveur l’adresse de la page et son titre, la page de provenance lorsque vous arrivez d’un autre site, la taille de votre écran et la langue de votre navigateur ; comme pour toute requête web, votre adresse IP et la signature de votre navigateur (l’« agent utilisateur ») parviennent aussi à notre serveur.

Nous ne conservons pas votre adresse IP. Le serveur s’en sert, sans jamais l’enregistrer, pour dériver un identifiant pseudonyme (adresse IP, agent utilisateur, un secret qui nous est propre et un sel renouvelé périodiquement, actuellement chaque mois) servant à compter les visites, ainsi qu’une localisation approximative (pays, province ou État, ville) et le type de navigateur, de système d’exploitation et d’appareil. Ce qui est conservé se limite à cela et aux données de consultation décrites ci-dessus : l’adresse de la page (y compris ses paramètres) et son titre, la page de provenance, la taille d’écran et la langue du navigateur. Aucun profil publicitaire n’est constitué à votre sujet, vous n’êtes pas suivi d’un site à l’autre, aucune fonction d’identification individuelle n’est activée, l’enregistrement de la navigation (« session replay ») est désactivé, et rien n’est communiqué à un tiers : le serveur d’analyse est le nôtre.

Si vous préférez ne pas être compté, vous pouvez désactiver la mesure d’audience du site agreely.ca pour votre navigateur, sur la page Mesure d’audience du site. Votre choix est conservé localement dans ce navigateur, uniquement à cette fin ; si vous effacez les données du site agreely.ca, il faudra le refaire. La mesure respecte aussi le signal « Do Not Track » de votre navigateur, lorsqu’il est activé.

Si nous devions un jour utiliser des outils d’analyse qui déposent des témoins non essentiels ou qui suivent votre navigation d’un site à l’autre, nous l’indiquerions ici et obtiendrions au préalable le consentement requis.

11. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique au fil de l’évolution du service ou selon les exigences de la loi. Nous publierons la version à jour ici avec une nouvelle date de « dernière mise à jour » et nous donnerons un avis des changements importants lorsqu’il y a lieu.

12. Nous joindre

Des questions sur cette politique ou sur vos renseignements personnels ? Écrivez à notre responsable :

David Tucker, responsable de la protection des renseignements personnels
Ophelios Studio
david.tucker@ophelios.com