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Agreely
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Fait partie de la version 1.4 des conditions

Annexe de mandataire

L'annexe de mandataire fait partie des conditions d'utilisation d'Agreely (section 4). Celle qui s'applique dépend de votre organisation : une entreprise ou un organisme public.

Annexe de mandataire (art. 18.3)

Entreprises

L'engagement d'Agreely comme exécutant d'un contrat de service, à l'égard des renseignements personnels que votre entreprise lui confie.

art. 18.3 al. 1

1. Parties et rôles

Le client est la personne qui exploite une entreprise et qui confie à Agreely un mandat ou un contrat de service portant sur des renseignements personnels.

Agreely (exploité par Ophelios Studio) agit comme mandataire ou exécutant d'un contrat de service ou d'entreprise pour le compte du client. Le client demeure responsable de la protection de ces renseignements (art. 3.1) ; Agreely documente, le client décide.

art. 18.3 al. 1

2. Services confiés

À l'égard des renseignements que le client lui confie, Agreely fournit :

  • la tenue des registres de consentement et de conformité ;
  • la journalisation des accès (registre chaîné par hachage, dont les points de contrôle sont ancrés sur une chaîne publique) ;
  • l'envoi de courriels de demande aux personnes concernées ;
  • le cas échéant, la bannière témoins et la tenue du registre de consentement aux témoins.

art. 18.3 al. 1

3. Catégories de renseignements personnels traités pour le compte du client

Agreely traite pour le compte du client, selon les services activés :

  • les coordonnées des personnes concernées (références et coordonnées) ;
  • les reçus et l'historique de consentement ;
  • les journaux d'accès et les métadonnées de reddition de comptes ;
  • le journal d'activité de l'espace de travail : pour chaque geste consigné, l'identifiant du membre de l'équipe, de la clé API ou de l'opérateur d'Agreely qui l'a posé, le geste, l'identifiant du dossier visé et l'heure, sans aucun contenu du dossier ; il est consultable par les propriétaires et les administrateurs du client, et par l'équipe Agreely pour le soutien, ces consultations y étant inscrites une fois par jour et par personne ; la personne qui administre la base de données d'Agreely y a aussi un accès technique, hors de l'application, qui n'y est pas inscrit ;
  • les renseignements contenus dans les demandes d'exercice de droits.

Agreely s'en tient aux catégories nécessaires à l'exécution du contrat (art. 18.3 al. 1).

art. 18.3 al. 2 par. 2°

4. Engagements de l'article 18.3 al. 2

Agreely s'engage, par écrit, à prendre les mesures suivantes à l'égard des renseignements que le client lui confie :

  • en assurer le caractère confidentiel : chaque espace de travail est cloisonné et le personnel du client n'accède qu'au sien, selon son rôle ; l'accès exige un mot de passe, et le client peut exiger un deuxième facteur de ses propriétaires et administrateurs ; les échanges avec le service sont chiffrés (TLS) ; les contenus et reçus de consentement, les noms et courriels du registre des clients et le registre des demandes d'exercice de droits sont chiffrés au repos avec une clé propre au client, elle-même protégée par une clé maîtresse qui réside sur les mêmes serveurs que les données ;
  • en protéger les copies : les sauvegardes de la base de données sont chiffrées et conservées à Beauharnois ; l'hébergeur prend aussi des images complètes du serveur, gardées au plus sept jours au même site, où ce chiffrement ne protège pas les données ;
  • réserver l'accès de l'équipe d'Agreely au soutien et à l'exploitation du service ; ses consultations faites dans l'application sont inscrites au journal d'activité ;
  • ne les utiliser que dans l'exécution du contrat de service ;
  • ne pas les conserver après l'expiration du contrat, selon la section « Durée, fin du contrat, restitution et destruction » et sous réserve de la section sur la permanence des artefacts ;
  • aviser sans délai le responsable de la protection des renseignements personnels du client de toute violation ou tentative de violation, par toute personne, de l'une ou l'autre des obligations relatives à la confidentialité de ces renseignements ;
  • permettre à ce responsable d'effectuer toute vérification relative à cette confidentialité : sur demande écrite, Agreely lui remet la description à jour de ses mesures de sécurité, répond par écrit à ses questions et convient avec lui des modalités de toute autre vérification.

5. Fournisseurs d'Agreely

Agreely confie une partie de l'exécution du service aux fournisseurs ci-dessous, chacun par contrat écrit. Agreely demeure tenu envers le client des engagements de la présente annexe pour les renseignements qu'il leur confie.

  • Hébergement OVH inc. (Montréal) : l'application, la base de données et ses sauvegardes chiffrées, sur deux serveurs situés à Beauharnois (Québec) ;
  • Zoho Mail (États-Unis) : le relais des courriels qu'Agreely envoie pour le client, qui reçoit le nom et l'adresse du destinataire et le contenu du message ;
  • Anthropic (États-Unis) : la catégorisation des témoins des bannières, à partir de métadonnées conçues pour ne contenir aucun renseignement personnel ni valeur de témoin ; le titre de la page balayée, transmis jusqu'à 300 caractères, pourrait exceptionnellement en contenir un ;
  • Lighthouse (réseau IPFS public, sans lieu fixe) : l'épinglage des copies d'intégrité publiques des documents que le client publie, décrites à la section suivante.

Agreely inscrit aussi des empreintes sur la chaîne publique Base, répliquée mondialement : elles ne contiennent aucun renseignement personnel en clair (section suivante).

Stripe (États-Unis) traite le paiement de l'abonnement du client pour le compte d'Agreely ; il ne reçoit aucun des renseignements que le client confie à Agreely.

art. 18.3 al. 2 par. 2°

6. Permanence sur chaîne et IPFS et la clause de non-conservation

Certains artefacts sont, par conception, permanents et ne peuvent être dépubliés. Cette section les distingue explicitement de la promesse de destruction, par classe de données :

a) Les ancrages sur la chaîne (racines de Merkle, empreintes canoniques et engagements de consentement) sont des empreintes : ils ne contiennent aucun renseignement personnel en clair et sont permanents par conception. Une fois les renseignements et les sels du client détruits chez Agreely, ni Agreely ni aucune personne qui ne détient pas l'archive de départ du client (ou, pour son propre consentement, le reçu de la personne) ne peut les rattacher à leur contenu ; le client qui détient son archive le peut, et c'est ce qui lui permet de faire la preuve de ses registres. Ils sont exclus de la promesse de destruction, à titre de piste d'intégrité.

b) La promesse de destruction ou de restitution vise les renseignements personnels que détient Agreely hors chaîne (reçus de consentement, références clients, journaux d'accès, etc.).

c) Les documents que le client publie par Agreely (ses politiques et la divulgation de chaque version publiée de ses documents de consentement, qui reprend le nom et les coordonnées du responsable tels que le client les a saisis) sont épinglés sur IPFS comme copies d'intégrité publiques. Agreely n'a aucun moyen de retirer un document épinglé ni d'effacer une copie qu'un tiers en aurait faite : ces copies sont exclues de la promesse de destruction.

Agreely ne prétend pas qu'un artefact épinglé ou ancré est destructible. Le client choisit ce qu'il publie : avant de publier, il vérifie qu'un document ne contient que ce qu'il entend rendre public.

art. 3.5 à 3.8

7. Coopération en cas d'incident

Agreely assiste le client dans l'exercice de ses obligations des articles 3.5 à 3.8 (tenue du registre, évaluation du risque, avis à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées) à l'égard des renseignements que le client lui a confiés :

  • avis sans délai au responsable de la protection des renseignements personnels du client ;
  • mise à disposition de l'information nécessaire à l'évaluation du risque de préjudice sérieux ;
  • conservation des éléments de preuve pertinents.

Agreely documente ; le responsable du client évalue, décide et notifie.

art. 17

8. Lieu de traitement et note à l'intention du client (art. 17)

Agreely héberge au Québec les renseignements qu'il traite pour le client : l'application, la base de données et ses sauvegardes chiffrées sont chez Hébergement OVH inc., sur deux serveurs situés à Beauharnois ; cet hébergement n'est pas une communication à l'extérieur du Québec au sens de l'art. 17. Jusqu'au 19 octobre 2026, ils étaient hébergés chez Fly.io, en Ontario ; les applications et la base de données y ont été détruites le 21 octobre 2026.

Les courriels qu'Agreely envoie pour le client passent par le relais Zoho Mail, situé aux États-Unis, avec le nom et l'adresse du destinataire et le contenu du message : ce traitement relève de l'art. 17, et le client doit réaliser sa propre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (art. 17 al. 1) et conclure une entente écrite tenant compte de ses résultats (art. 17 al. 2). La catégorisation des témoins des bannières fait appel à Anthropic, aux États-Unis, à partir de métadonnées conçues pour ne contenir aucun renseignement personnel ni valeur de témoin ; seul le titre d'une page balayée pourrait exceptionnellement en contenir un.

Cette annexe sert d'intrant à cette évaluation : Agreely fournit les faits (lieu, fournisseurs, mesures), le client réalise l'évaluation.

art. 18.3 al. 2 par. 2°

9. Durée, fin du contrat, restitution et destruction

À la fin du contrat, Agreely remet au client une copie de ce qu'il détient pour son compte, puis détruit les renseignements personnels du client qu'il détient hors chaîne, sous réserve de la section sur la permanence des artefacts.

Le contrat prend fin par le départ de l'espace de travail : un propriétaire le demande ; pendant 30 jours, l'espace continue de fonctionner et tout propriétaire peut annuler la demande ; l'espace est ensuite scellé : il passe en lecture seule pour l'équipe du client, qui peut encore consigner les demandes d'exercice de droits et y répondre, et son formulaire public ne reçoit plus de nouvelles demandes ; les retraits et les effacements de consentement signés par les personnes concernées y sont encore consignés et versés à l'archive finale ; il est détruit 30 jours après le scellement. Un propriétaire peut annuler le départ jusqu'au scellement, et non après.

Au scellement, Agreely génère l'archive de départ, que seuls les propriétaires peuvent télécharger : les registres du client, ses preuves de consentement, le registre d'accès, le journal d'activité, ses textes de gouvernance et, dans le dossier salts/, les sels encore conservés, qui lui permettent de rattacher lui-même ses registres aux empreintes ancrées ; un sel déjà détruit n'y figure jamais. Une fois téléchargée, l'archive relève du client. Un propriétaire peut faire détruire l'espace avant l'échéance (« Détruire maintenant ») une fois l'archive finale téléchargée.

Aucune destruction, à l'échéance ou sur demande, n'a lieu tant qu'une suspension est active : une demande d'exercice de droits sans réponse, un refus datant de 30 jours ou moins (délai pour soumettre une mésentente à la Commission, art. 43), une instruction écrite du client, une suspension posée par Agreely ou une suspension de destruction active dans le registre de conservation. Agreely remet ensuite aux propriétaires un relevé de destruction, qui documente ce qui a été détruit et quand ; seule son empreinte est publiée.

Le journal d'activité reste en ligne 12 mois, puis dans des archives, et il est détruit 24 mois après la fin du trimestre de chaque entrée. Sa destruction est suspendue sur instruction écrite du client, notamment pendant une demande d'accès qui le vise et l'épuisement des recours. Jusqu'au scellement, les propriétaires et les administrateurs peuvent en exporter les entrées en CSV, et chaque exportation est inscrite au journal. À la fin du contrat, il est remis au client dans l'archive de départ (entrées en ligne et archivées, en références seulement), puis détruit avec les autres renseignements du client.

Agreely conserve pour toujours une fiche de clôture :

  • l'identifiant de l'espace, réservé, et son DID ;
  • les dates du départ, son origine et l'empreinte de la preuve de la demande ;
  • le secteur et le fuseau horaire ;
  • le relevé et son empreinte ;
  • le document DID final marqué désactivé (clés publiques et domaine vérifié), qui reste publié à son adresse publique ;
  • le domaine vérifié ;
  • les identifiants IPFS et les titres des dernières politiques publiées ;
  • jusqu'à l'expiration des sauvegardes, une adresse de contact pour aviser le responsable de la protection des renseignements personnels d'une violation touchant une sauvegarde.

Le départ ne révoque pas l'enregistrement du DID sur la chaîne. Depuis le scellement, chaque adresse publique de l'espace répond par une page de départ, qui ne montre ni le relevé ni son empreinte.

Après la destruction, Agreely conserve aussi, sans horizon de conservation fixé : la copie hors chaîne des événements ancrés, dont l'empreinte du domaine vérifié pour une racine du registre d'accès ; le journal des actes de la console d'exploitation, où la ligne ne pointe plus vers l'espace mais son détail demeure ; et le courriel du relevé, dont l'adresse et les renseignements de l'espace sont effacés à l'envoi. L'index des consentements du tableau de bord citoyen, qu'Agreely tient pour son propre compte, n'est pas détruit avec l'espace : chaque personne y garde la trace de ses consentements envers le client, dans l'état où ils étaient au départ, jusqu'à ce qu'elle la supprime ou ferme son compte citoyen. Les factures sont conservées pendant la période exigée en matière fiscale.

Les sauvegardes et les copies chez les sous-traitants suivent leur propre cycle : le relevé les nomme sans les déclarer supprimées.

art. 18.3 al. 2 par. 1°

10. Prise d'effet

La présente annexe fait partie des conditions d'utilisation d'Agreely (section 4). Elle prend effet lorsque le client les accepte et s'applique tant qu'Agreely détient des renseignements personnels pour son compte. En cas de conflit entre l'annexe et les conditions d'utilisation à l'égard de ces renseignements, l'annexe prévaut.

Cette annexe documente les engagements d'Agreely envers votre entreprise. Elle n'est pas un avis juridique sur vos propres obligations ; votre conseiller juridique peut l'examiner avec vous.

Annexe de mandataire (art. 67.2)

Organismes publics

L'engagement d'Agreely comme mandataire, à l'égard des renseignements personnels que votre organisme lui confie.

art. 67.2 al. 1

1. Parties et rôles

Le client est l'organisme public qui confie à Agreely un mandat ou un contrat de service portant sur des renseignements personnels.

Agreely (exploité par Ophelios Studio) agit comme mandataire ou exécutant d'un contrat de service pour le compte du client. Les documents qu'Agreely conserve pour le client demeurent des documents détenus par le client au sens de la Loi sur l'accès (art. 1) ; Agreely documente, le client décide.

art. 67.2 al. 1

2. Services confiés

À l'égard des renseignements que le client lui confie, Agreely fournit :

  • la tenue des registres de consentement et de conformité ;
  • la journalisation des accès (registre chaîné par hachage, dont les points de contrôle sont ancrés sur une chaîne publique) ;
  • l'envoi de courriels de demande aux personnes concernées ;
  • le cas échéant, la bannière témoins et la tenue du registre de consentement aux témoins.

art. 67.2 al. 1

3. Catégories de renseignements personnels traités pour le compte du client

Agreely traite pour le compte du client, selon les services activés :

  • les coordonnées des personnes concernées (références et coordonnées) ;
  • les reçus et l'historique de consentement ;
  • les journaux d'accès et les métadonnées de reddition de comptes ;
  • le journal d'activité de l'espace de travail : pour chaque geste consigné, l'identifiant du membre de l'équipe, de la clé API ou de l'opérateur d'Agreely qui l'a posé, le geste, l'identifiant du dossier visé et l'heure, sans aucun contenu du dossier ; il est consultable par les propriétaires et les administrateurs du client, et par l'équipe Agreely pour le soutien, ces consultations y étant inscrites une fois par jour et par personne ; la personne qui administre la base de données d'Agreely y a aussi un accès technique, hors de l'application, qui n'y est pas inscrit ;
  • les renseignements contenus dans les demandes d'exercice de droits.

Agreely s'en tient aux catégories nécessaires à l'exécution du mandat ou du contrat (art. 67.2 al. 1).

art. 67.2 al. 2 par. 2°

4. Dispositions de la Loi sur l'accès qui s'appliquent

Les renseignements que le client confie à Agreely demeurent régis par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, notamment par les dispositions suivantes :

  • l'art. 1 : les documents qu'Agreely conserve pour le client sont détenus par le client, et le droit d'accès aux documents s'y exerce ;
  • l'art. 53 : les renseignements personnels sont confidentiels, sauf dans les cas que la loi prévoit ;
  • l'art. 63.1 : les mesures de sécurité propres à assurer leur protection ;
  • les art. 63.8 à 63.11 : les incidents de confidentialité ;
  • l'art. 67.2 : le mandat ou le contrat de service confié par écrit ;
  • l'art. 70.1 : la communication à l'extérieur du Québec ;
  • l'art. 73 : la destruction, sous réserve de la Loi sur les archives ;
  • les art. 83 et 89 : l'accès d'une personne aux renseignements qui la concernent et leur rectification ;
  • les art. 158 et 159 : les infractions, qui visent « quiconque », Agreely compris.

art. 67.2 al. 2 par. 2°

5. Mesures et engagements d'Agreely

Agreely s'engage, par écrit, à prendre les mesures suivantes à l'égard des renseignements que le client lui confie :

  • en assurer le caractère confidentiel : chaque espace de travail est cloisonné et le personnel du client n'accède qu'au sien, selon son rôle ; l'accès exige un mot de passe, et le client peut exiger un deuxième facteur de ses propriétaires et administrateurs ; les échanges avec le service sont chiffrés (TLS) ; les contenus et reçus de consentement, les noms et courriels du registre des clients et le registre des demandes d'exercice de droits sont chiffrés au repos avec une clé propre au client, elle-même protégée par une clé maîtresse qui réside sur les mêmes serveurs que les données ;
  • en protéger les copies : les sauvegardes de la base de données sont chiffrées et conservées à Beauharnois ; l'hébergeur prend aussi des images complètes du serveur, gardées au plus sept jours au même site, où ce chiffrement ne protège pas les données ;
  • réserver l'accès de l'équipe d'Agreely au soutien et à l'exploitation du service ; ses consultations faites dans l'application sont inscrites au journal d'activité ;
  • ne les utiliser que dans l'exercice du mandat ou l'exécution du contrat ;
  • ne pas les conserver après l'expiration du mandat ou du contrat, selon la section « Durée, fin du contrat, restitution et destruction » et sous réserve de la section sur la permanence des artefacts ;
  • aviser sans délai le responsable de la protection des renseignements personnels du client de toute violation ou tentative de violation, par toute personne, de l'une ou l'autre des obligations relatives à la confidentialité de ces renseignements ;
  • permettre à ce responsable d'effectuer toute vérification relative à cette confidentialité : sur demande écrite, Agreely lui remet la description à jour de ses mesures de sécurité, répond par écrit à ses questions et convient avec lui des modalités de toute autre vérification.

art. 67.2 al. 2 par. 2°

6. Engagements de confidentialité

Avant de communiquer des renseignements personnels à Agreely, le client doit obtenir un engagement de confidentialité de toute personne à qui ils peuvent être communiqués, à moins que son responsable de la protection des renseignements personnels estime que cela n'est pas nécessaire.

Agreely remet au client, sur demande et avant toute communication, l'engagement de confidentialité signé de chaque membre de son équipe qui peut avoir accès à ces renseignements, et l'avise avant qu'une nouvelle personne y ait accès.

7. Fournisseurs d'Agreely

Agreely confie une partie de l'exécution du service aux fournisseurs ci-dessous, chacun par contrat écrit. Agreely demeure tenu envers le client des engagements de la présente annexe pour les renseignements qu'il leur confie.

  • Hébergement OVH inc. (Montréal) : l'application, la base de données et ses sauvegardes chiffrées, sur deux serveurs situés à Beauharnois (Québec) ;
  • Zoho Mail (États-Unis) : le relais des courriels qu'Agreely envoie pour le client, qui reçoit le nom et l'adresse du destinataire et le contenu du message ;
  • Anthropic (États-Unis) : la catégorisation des témoins des bannières, à partir de métadonnées conçues pour ne contenir aucun renseignement personnel ni valeur de témoin ; le titre de la page balayée, transmis jusqu'à 300 caractères, pourrait exceptionnellement en contenir un ;
  • Lighthouse (réseau IPFS public, sans lieu fixe) : l'épinglage des copies d'intégrité publiques des documents que le client publie, décrites à la section suivante.

Agreely inscrit aussi des empreintes sur la chaîne publique Base, répliquée mondialement : elles ne contiennent aucun renseignement personnel en clair (section suivante).

Stripe (États-Unis) traite le paiement de l'abonnement du client pour le compte d'Agreely ; il ne reçoit aucun des renseignements que le client confie à Agreely.

art. 67.2 al. 2 par. 2°

8. Permanence sur chaîne et IPFS et la clause de non-conservation

Certains artefacts sont, par conception, permanents et ne peuvent être dépubliés. Cette section les distingue explicitement de la promesse de destruction, par classe de données :

a) Les ancrages sur la chaîne (racines de Merkle, empreintes canoniques et engagements de consentement) sont des empreintes : ils ne contiennent aucun renseignement personnel en clair et sont permanents par conception. Une fois les renseignements et les sels du client détruits chez Agreely, ni Agreely ni aucune personne qui ne détient pas l'archive de départ du client (ou, pour son propre consentement, le reçu de la personne) ne peut les rattacher à leur contenu ; le client qui détient son archive le peut, et c'est ce qui lui permet de faire la preuve de ses registres. Ils sont exclus de la promesse de destruction, à titre de piste d'intégrité.

b) La promesse de destruction ou de restitution vise les renseignements personnels que détient Agreely hors chaîne (reçus de consentement, références clients, journaux d'accès, etc.).

c) Les documents que le client publie par Agreely (ses politiques et la divulgation de chaque version publiée de ses documents de consentement, qui reprend le nom et les coordonnées du responsable tels que le client les a saisis) sont épinglés sur IPFS comme copies d'intégrité publiques. Agreely n'a aucun moyen de retirer un document épinglé ni d'effacer une copie qu'un tiers en aurait faite : ces copies sont exclues de la promesse de destruction.

Agreely ne prétend pas qu'un artefact épinglé ou ancré est destructible. Le client choisit ce qu'il publie : avant de publier, il vérifie qu'un document ne contient que ce qu'il entend rendre public.

art. 63.8 à 63.11

9. Coopération en cas d'incident

Agreely assiste le client dans l'exercice de ses obligations des articles 63.8 à 63.11 (tenue du registre, évaluation du risque, avis à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées) à l'égard des renseignements que le client lui a confiés :

  • avis sans délai au responsable de la protection des renseignements personnels du client ;
  • mise à disposition de l'information nécessaire à l'évaluation du risque de préjudice sérieux ;
  • conservation des éléments de preuve pertinents.

Agreely documente ; le responsable du client évalue, décide et notifie.

art. 1, 9, 47, 83, 89 et 98

10. Demandes d'accès et de rectification

Les documents qu'Agreely conserve pour le client peuvent faire l'objet d'une demande d'accès (art. 1 et 9), et les renseignements personnels qu'il détient pour lui, d'une demande de communication ou de rectification (art. 83 et 89). Le client doit y donner suite dans les délais que fixent les art. 47 et 98.

Lorsque le client a besoin, pour y donner suite, d'un document ou d'un renseignement qu'il ne peut obtenir lui-même dans l'espace de travail, Agreely le lui remet sur demande écrite, avec diligence et à temps pour qu'il respecte son propre délai.

art. 67.3 et 70.1

11. Lieu de traitement, registre et note à l'intention du client (art. 70.1)

Agreely héberge au Québec les renseignements qu'il traite pour le client : l'application, la base de données et ses sauvegardes chiffrées sont chez Hébergement OVH inc., sur deux serveurs situés à Beauharnois ; cet hébergement n'est pas une communication à l'extérieur du Québec au sens de l'art. 70.1. Jusqu'au 19 octobre 2026, ils étaient hébergés chez Fly.io, en Ontario ; les applications et la base de données y ont été détruites le 21 octobre 2026.

Les courriels qu'Agreely envoie pour le client passent par le relais Zoho Mail, situé aux États-Unis, avec le nom et l'adresse du destinataire et le contenu du message : ce traitement relève de l'art. 70.1, et le client doit réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (art. 70.1 al. 1) et conclure une entente écrite qui en tient compte (art. 70.1 al. 2). La catégorisation des témoins des bannières fait appel à Anthropic, aux États-Unis, à partir de métadonnées conçues pour ne contenir aucun renseignement personnel ni valeur de témoin ; seul le titre d'une page balayée pourrait exceptionnellement en contenir un.

Le client inscrit à son registre la communication de renseignements à Agreely (art. 67.3), en indiquant, pour Zoho Mail, qu'il s'agit d'une communication visée à l'art. 70.1. Il réalise aussi l'évaluation que l'art. 63.5 exige de tout projet d'acquisition d'un système d'information impliquant des renseignements personnels.

Cette annexe sert d'intrant à ces évaluations : Agreely fournit les faits (lieu, fournisseurs, mesures), le client réalise les évaluations.

art. 67.2 al. 2 par. 2° et art. 73

12. Durée, fin du contrat, restitution et destruction

À la fin du contrat, Agreely remet au client une copie de ce qu'il détient pour son compte, puis détruit les renseignements personnels du client qu'il détient hors chaîne, sous réserve de la section sur la permanence des artefacts. Le client conserve ou détruit cette copie selon ses propres règles, sous réserve de la Loi sur les archives (art. 73).

Le contrat prend fin par le départ de l'espace de travail : un propriétaire le demande ; pendant 30 jours, l'espace continue de fonctionner et tout propriétaire peut annuler la demande ; l'espace est ensuite scellé : il passe en lecture seule pour l'équipe du client, qui peut encore consigner les demandes d'exercice de droits et y répondre, et son formulaire public ne reçoit plus de nouvelles demandes ; les retraits et les effacements de consentement signés par les personnes concernées y sont encore consignés et versés à l'archive finale ; il est détruit 30 jours après le scellement. Un propriétaire peut annuler le départ jusqu'au scellement, et non après.

Au scellement, Agreely génère l'archive de départ, que seuls les propriétaires peuvent télécharger : les registres du client, ses preuves de consentement, le registre d'accès, le journal d'activité, ses textes de gouvernance et, dans le dossier salts/, les sels encore conservés, qui lui permettent de rattacher lui-même ses registres aux empreintes ancrées ; un sel déjà détruit n'y figure jamais. Une fois téléchargée, l'archive relève du client. Un propriétaire peut faire détruire l'espace avant l'échéance (« Détruire maintenant ») une fois l'archive finale téléchargée.

Aucune destruction, à l'échéance ou sur demande, n'a lieu tant qu'une suspension est active : une demande d'exercice de droits sans réponse, un refus datant de 30 jours ou moins (délai pour demander à la Commission de réviser une décision, art. 135 al. 3), une instruction écrite du client, une suspension posée par Agreely ou une suspension de destruction active dans le registre de conservation. Agreely remet ensuite aux propriétaires un relevé de destruction, qui documente ce qui a été détruit et quand ; seule son empreinte est publiée.

Le journal d'activité reste en ligne 12 mois, puis dans des archives, et il est détruit 24 mois après la fin du trimestre de chaque entrée. Sa destruction est suspendue sur instruction écrite du client, notamment pendant une demande d'accès qui le vise et l'épuisement des recours. Jusqu'au scellement, les propriétaires et les administrateurs peuvent en exporter les entrées en CSV, et chaque exportation est inscrite au journal. À la fin du contrat, il est remis au client dans l'archive de départ (entrées en ligne et archivées, en références seulement), puis détruit avec les autres renseignements du client.

Agreely conserve pour toujours une fiche de clôture :

  • l'identifiant de l'espace, réservé, et son DID ;
  • les dates du départ, son origine et l'empreinte de la preuve de la demande ;
  • le secteur et le fuseau horaire ;
  • le relevé et son empreinte ;
  • le document DID final marqué désactivé (clés publiques et domaine vérifié), qui reste publié à son adresse publique ;
  • le domaine vérifié ;
  • les identifiants IPFS et les titres des dernières politiques publiées ;
  • jusqu'à l'expiration des sauvegardes, une adresse de contact pour aviser le responsable de la protection des renseignements personnels d'une violation touchant une sauvegarde.

Le départ ne révoque pas l'enregistrement du DID sur la chaîne. Depuis le scellement, chaque adresse publique de l'espace répond par une page de départ, qui ne montre ni le relevé ni son empreinte.

Après la destruction, Agreely conserve aussi, sans horizon de conservation fixé : la copie hors chaîne des événements ancrés, dont l'empreinte du domaine vérifié pour une racine du registre d'accès ; le journal des actes de la console d'exploitation, où la ligne ne pointe plus vers l'espace mais son détail demeure ; et le courriel du relevé, dont l'adresse et les renseignements de l'espace sont effacés à l'envoi. L'index des consentements du tableau de bord citoyen, qu'Agreely tient pour son propre compte, n'est pas détruit avec l'espace : chaque personne y garde la trace de ses consentements envers le client, dans l'état où ils étaient au départ, jusqu'à ce qu'elle la supprime ou ferme son compte citoyen. Les factures sont conservées pendant la période exigée en matière fiscale.

Les sauvegardes et les copies chez les sous-traitants suivent leur propre cycle : le relevé les nomme sans les déclarer supprimées.

art. 67.2 al. 2 par. 1°

13. Prise d'effet

La présente annexe fait partie des conditions d'utilisation d'Agreely (section 4). Elle prend effet lorsque le client les accepte et s'applique tant qu'Agreely détient des renseignements personnels pour son compte. En cas de conflit entre l'annexe et les conditions d'utilisation à l'égard de ces renseignements, l'annexe prévaut.

Cette annexe documente les engagements d'Agreely envers votre organisme. Elle n'est pas un avis juridique sur vos propres obligations ; votre conseiller juridique peut l'examiner avec vous.