Hébergement à l'extérieur du Québec et obligations des organismes publics
Les données d'Agreely sont hébergées au Canada, dans la région de Toronto (Ontario), donc à l'extérieur du Québec. Pour un organisme public, confier à Agreely la conservation ou l'utilisation de renseignements personnels pour son compte constitue une communication à l'extérieur du Québec au sens de l'art. 70.1 al. 3 de la Loi sur l'accès (RLRQ, c. A-2.1). Avant de verser des renseignements personnels dans Agreely, votre organisme doit réaliser sa propre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et conclure que les renseignements bénéficieraient d'une protection adéquate (art. 70.1 al. 1 et 2), conclure une entente écrite tenant compte des résultats de cette évaluation (art. 70.1 al. 2), confier le mandat par écrit avec les clauses prévues à l'art. 67.2 al. 2, et inscrire cette communication à son registre (art. 67.3).
Agreely agit comme mandataire au sens de l'art. 67.2. Agreely documente et consigne; il ne réalise pas cette évaluation à votre place et ne certifie pas le caractère adéquat de la protection.
Attestation requise pour le régime des organismes publics
Les renseignements des usagers d'un établissement de santé ou de services sociaux relèvent d'un régime distinct (la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, RLRQ c. R-22.1, « Loi 5 »), que la Loi sur l'accès exclut expressément (art. 2 (5°)). Ces établissements sont des organismes publics (art. 3 al. 1, énumérés à l'art. 7), mais leurs renseignements d'usagers ne sont pas couverts par cet outil.
Attestez uniquement ce que vous avez vérifié vous-même. Une attestation inexacte transmise à la Commission peut constituer une infraction.
Une fois consignée, cette attestation est définitive. Son empreinte sera inscrite dans un ancrage public permanent : elle ne pourra jamais être effacée, seulement cesser de couvrir le registre ou être remplacée, et ce retrait sera lui aussi consigné et ancré.
Rédaction sujette à révision par un conseiller juridique. L'assujettissement précis de chaque établissement doit être confirmé au cas par cas.