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Hébergement au Québec et obligations des organismes publics

Les renseignements personnels que votre organisme confie à Agreely sont hébergés au Québec : l'application, la base de données et ses sauvegardes chiffrées sont chez OVH, à Beauharnois. Confier à Agreely leur conservation ou leur utilisation pour votre compte est une communication à un mandataire au sens de l'art. 67.2 de la Loi sur l'accès (RLRQ, c. A-2.1) : votre organisme doit confier le mandat par écrit, y indiquer les dispositions de la loi qui s'appliquent et les mesures de confidentialité prévues à l'art. 67.2 al. 2, obtenir les engagements de confidentialité que cet alinéa prévoit et inscrire cette communication à son registre (art. 67.3 al. 1). Les courriels qu'Agreely envoie pour votre organisme (demandes de consentement, confirmations de demandes, avis) passent toutefois par le relais Zoho Mail, situé aux États-Unis, qui reçoit le nom et l'adresse du destinataire et le contenu du message. Ces courriels relèvent de l'art. 70.1 : avant le premier envoi, votre organisme doit réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, conclure que les renseignements bénéficieraient d'une protection adéquate et conclure une entente écrite qui en tient compte (art. 70.1 al. 1 et 2), puis indiquer à son registre qu'il s'agit d'une communication visée à l'art. 70.1 (art. 67.3 al. 3 par. 3°). La catégorisation des témoins de vos bannières fait aussi appel à Anthropic, aux États-Unis, à partir de métadonnées conçues pour ne contenir aucun renseignement personnel ni valeur de témoin. Enfin, quel que soit le lieu d'hébergement, l'art. 63.5 exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de tout projet d'acquisition d'un système d'information impliquant des renseignements personnels.

Agreely agit comme mandataire au sens de l'art. 67.2. Agreely documente et consigne ; il ne réalise pas ces évaluations à votre place et ne certifie pas le caractère adéquat de la protection.