Politique de confidentialité

Assurance Boréale accorde de l'importance à la protection de vos renseignements personnels. La présente politique de confidentialité explique, en termes simples et clairs, comment nous les recueillons, les utilisons et les protégeons (art. 8.2). Elle est générée à partir de notre registre des renseignements personnels et revue avant publication.

Renseignements recueillis et fins

Nous recueillons les catégories de renseignements personnels suivantes : Renseignements médicaux, Renseignements sur le ménage, Coordonnées, Renseignements financiers, Données de géolocalisation, Historique de conduite. Elles ne sont utilisées que pour ces fins spécifiques : Assurance vie des personnes à charge, Assurance habitation, Sondages et amélioration des services, Conservation des registres fiscaux, Prévention de la fraude, Programme de conduite préventive, Évaluation des réclamations, Souscription et tarification, Communications marketing, Gestion du dossier client.

Pour les fins suivantes, nous nous appuyons sur votre consentement, que vous pouvez retirer en tout temps (art. 8 et 14) : Assurance vie des personnes à charge, Assurance habitation, Sondages et amélioration des services, Programme de conduite préventive, Évaluation des réclamations, Souscription et tarification, Communications marketing.

La catégorie « Renseignements financiers » (fin : Conservation des registres fiscaux) est détenue sur une base légale déclarée (une obligation légale de conservation, art. 23), et non sur votre consentement : La Loi sur l'administration fiscale (RLRQ, c. A-6.002, art. 35.6) et la Loi de l'impôt sur le revenu (L.R.C. 1985, ch. 1, 5e suppl., art. 230) obligent l'entreprise à conserver ses registres et pièces justificatives pendant six ans après la fin de l'année d'imposition visée. Ce délai de conservation est prévu par la loi (art. 18 et art. 23 de la Loi 25).

La catégorie « Renseignements financiers » (fin : Prévention de la fraude) est détenue sur une base légale déclarée (prévention de la fraude et sécurité, art. 12 al. 2 (3°)), et non sur votre consentement : L'utilisation de ces renseignements est nécessaire à la prévention et à la détection de la fraude à l'assurance ainsi qu'à l'évaluation et à l'amélioration de nos mesures de protection et de sécurité (art. 12 al. 2 (3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé).

La catégorie « Coordonnées » (fin : Gestion du dossier client) est détenue sur une base légale déclarée (nécessaire à un service que vous avez demandé, art. 12 al. 2 (4°)), et non sur votre consentement : La tenue du dossier client est nécessaire à la fourniture du produit d'assurance et à la prestation des services demandés par le preneur (art. 12 al. 2 (4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé). Sans ces renseignements, le contrat ne peut être administré.

Certains de ces renseignements sont sensibles. En tant que renseignements sensibles, leur utilisation et leur communication requièrent votre consentement exprès (art. 12 al. 1 et 13 al. 2) ; nous le recueillons donc dès la collecte : Renseignements de santé concernant une personne à charge, y compris un mineur: consentement exprès du titulaire de l'autorité parentale. La géolocalisation continue permet de suivre vos déplacements: elle exige un consentement exprès distinct. Renseignement de santé de nature intime: un consentement manifesté de façon expresse est requis.

Conservation et destruction

Les renseignements personnels ne sont conservés que le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis détruits ou anonymisés conformément à l'art. 23. Registres fiscaux et pièces justificatives : conservation de 72 mois, puis destruction. Données télématiques de conduite : conservation de 24 mois, puis anonymisation. Réclamations et évaluations médicales : conservation de 120 mois, puis destruction. Sert à rendre une décision : conservation d'au moins un an (art. 11, al. 2). Communications marketing : conservation de 36 mois, puis destruction. Dossiers clients et contrats : conservation de 84 mois, puis destruction. Sert à rendre une décision : conservation d'au moins un an (art. 11, al. 2).

Protection de vos renseignements personnels

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements personnels, compte tenu notamment de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support (art. 10). Lorsque vos renseignements sont détruits, ils le sont de manière sécuritaire.

Destinataires

Vos renseignements personnels ne sont communiqués qu'aux personnes de notre organisation dont les fonctions le justifient ainsi que, pour les communications décrites ci-dessous, aux destinataires suivants : Nordlys Cloud Services Ltd (Irlande (Union européenne)). Ils ne sont communiqués à aucun autre tiers sans votre consentement, sauf dans les cas prévus par la loi (art. 13 et 18).

Communication à l'extérieur du Québec

Certains de vos renseignements personnels peuvent faire l'objet d'une communication à l'extérieur du Québec (vers Irlande (Union européenne)). Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée pour cette communication et a conclu à une protection adéquate (art. 17). Chaque communication fait l'objet d'une entente écrite qui tient compte des résultats de l'évaluation.

Décision automatisée

Lorsqu'une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels, vous en êtes informé et pouvez présenter des observations (art. 12.1). La prime est établie par un traitement entièrement automatisé fondé sur votre profil de risque. Vous pouvez présenter vos observations et demander une révision par un conseiller.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès et de rectification (art. 27 et 28). Vous avez également le droit d'obtenir un renseignement personnel informatisé recueilli auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses (art. 27, al. 3). Dans les cas prévus par la loi, vous pouvez exiger la cessation de la diffusion ou la désindexation (art. 28.1). Vous pouvez exercer ces droits en ligne à l'adresse suivante : https://app.agreely.ca/p/showcase-assurance-boreale/rights, ou auprès du responsable indiqué ci-dessous (art. 29 et 30).

Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour exercer vos droits ou pour toute question, communiquez avec : Marie-Claude Gagnon, Responsable de la protection des renseignements personnels - protection@assurance-boreale.example. Vous pouvez aussi transmettre votre demande en ligne : https://app.agreely.ca/p/showcase-assurance-boreale/rights.