Politique de confidentialité - La Corvée

Ophelios accorde de l'importance à la protection de vos renseignements personnels. La présente politique de confidentialité explique, en termes simples et clairs, comment nous les recueillons, les utilisons et les protégeons (art. 8.2). Elle est générée à partir de notre registre des renseignements personnels et revue avant publication.

Portée de la présente politique

La présente politique de confidentialité vise le produit ou service « La Corvée ». Elle décrit les renseignements personnels que nous recueillons dans ce cadre. Les renseignements recueillis par nos autres produits ou services sont visés par la politique qui leur est propre ou par une politique couvrant l'ensemble de l'entreprise, le cas échéant.

Renseignements recueillis et fins

Nous recueillons les catégories de renseignements personnels suivantes : Contrats et ententes d'affaires : nom, coordonnées, entreprise, modalités et signatures, Consultation d'ophelios.com par notre outil de mesure d'audience (pages, provenance, appareil, lieu approximatif), Rendez-vous pris sur rdv.ophelios.com : nom, courriel, notes facultatives, plage horaire, fuseau horaire et langue, Consultation de corvee.ca par notre outil de mesure d'audience (pages, provenance, appareil, lieu approximatif), Messages du formulaire de contact de La Corvée : nom, courriel, contenu du message et nos réponses, Demandes et correspondance : nom, courriel, entreprise, contenu des messages et nos réponses, Factures clients et pièces comptables (Memento), Dossiers des organismes abonnés à La Corvée : personnes desservies, bénévoles, membres, donateurs (mandat), Journal des actes et journaux techniques de La Corvée (identifiants, horodatages, gestes posés), Organismes abonnés à La Corvée (personne-ressource, coordonnées, taille de l'équipe, abonnement, factures et paiements), Comptes d'utilisateurs La Corvée (nom, courriel, mot de passe haché, facteurs de connexion, sessions). Elles ne sont utilisées que pour ces fins spécifiques : Conclure, exécuter et prouver nos contrats et ententes avec nos clients, partenaires et investisseurs, Mesurer de façon agrégée la fréquentation du site ophelios.com (refus : signal « Do Not Track », si votre navigateur l'envoie, ou valeur umami.disabled dans le stockage local du site), Planifier, confirmer et tenir une rencontre avec Ophelios (démonstration, consultation ou rencontre d'affaires), Mesurer de façon agrégée la fréquentation du site corvee.ca (refus : signal « Do Not Track », si votre navigateur l'envoie, ou valeur umami.disabled dans le stockage local du site), Répondre aux personnes qui écrivent à La Corvée et en garder la trace, Répondre à vos demandes (soutien, ventes, relations d'affaires, exercice des droits), entretenir nos relations avec nos clients, prospects, partenaires et investisseurs, et en garder la trace, Facturation, comptabilité et obligations fiscales, Exécuter le mandat confié par l'organisme : héberger et traiter ses dossiers selon ses instructions (repas, transport, appels, bénévoles, vie associative, budget), Assurer la sécurité et la traçabilité du service et enquêter en cas d'incident, Facturer les abonnements et tenir les registres comptables et fiscaux, Faire fonctionner le service : connexion, sécurité des comptes et envoi des courriels nécessaires (invitations, récupération de compte, avis).

Certains renseignements peuvent être recueillis auprès de tiers. Vous pouvez demander la source des renseignements recueillis auprès d'une autre entreprise (art. 7).

Pour les fins suivantes, nous nous appuyons sur votre consentement, que vous pouvez retirer en tout temps (art. 8) : Mesurer de façon agrégée la fréquentation du site ophelios.com (refus : signal « Do Not Track », si votre navigateur l'envoie, ou valeur umami.disabled dans le stockage local du site), Mesurer de façon agrégée la fréquentation du site corvee.ca (refus : signal « Do Not Track », si votre navigateur l'envoie, ou valeur umami.disabled dans le stockage local du site).

La catégorie « Contrats et ententes d'affaires : nom, coordonnées, entreprise, modalités et signatures » (fin : Conclure, exécuter et prouver nos contrats et ententes avec nos clients, partenaires et investisseurs) est détenue sur une base légale déclarée (nécessaire à un contrat, art. 9 al. 1 (1°)), et non sur votre consentement : Sans ces renseignements, nous ne pouvons ni conclure le contrat, ni l'exécuter, ni en faire la preuve.

La catégorie « Rendez-vous pris sur rdv.ophelios.com : nom, courriel, notes facultatives, plage horaire, fuseau horaire et langue » (fin : Planifier, confirmer et tenir une rencontre avec Ophelios (démonstration, consultation ou rencontre d'affaires)) est détenue sur une base légale déclarée (nécessaire à un service que vous avez demandé, art. 12 al. 2 (4°)), et non sur votre consentement : Utilisation nécessaire à la prestation du service demandé par la personne concernée (art. 12 al. 2 (4°)) : sans ces renseignements, nous ne pouvons ni planifier la rencontre ni la tenir.

La catégorie « Messages du formulaire de contact de La Corvée : nom, courriel, contenu du message et nos réponses » (fin : Répondre aux personnes qui écrivent à La Corvée et en garder la trace) est détenue sur une base légale déclarée (nécessaire à un service que vous avez demandé, art. 12 al. 2 (4°)), et non sur votre consentement : Utilisation nécessaire à la prestation du service demandé par la personne concernée (art. 12 al. 2 (4°)) : sans ces renseignements, nous ne pouvons ni répondre à sa demande ni en garder la trace.

La catégorie « Demandes et correspondance : nom, courriel, entreprise, contenu des messages et nos réponses » (fin : Répondre à vos demandes (soutien, ventes, relations d'affaires, exercice des droits), entretenir nos relations avec nos clients, prospects, partenaires et investisseurs, et en garder la trace) est détenue sur une base légale déclarée (nécessaire à un service que vous avez demandé, art. 12 al. 2 (4°)), et non sur votre consentement : Utilisation nécessaire à la prestation du service demandé par la personne concernée (art. 12 al. 2 (4°)) : sans ces renseignements, nous ne pouvons ni répondre à sa demande ni en garder la trace.

La catégorie « Factures clients et pièces comptables (Memento) » (fin : Facturation, comptabilité et obligations fiscales) est détenue sur une base légale déclarée (une obligation légale de conservation, art. 23), et non sur votre consentement : Les lois fiscales (Revenu Québec, ARC) obligent à conserver les registres comptables et les pièces justificatives environ six ans après la dernière année d'imposition concernée. La loi réserve expressément un tel délai de conservation prévu par une autre loi (P-39.1 art. 23).

La catégorie « Dossiers des organismes abonnés à La Corvée : personnes desservies, bénévoles, membres, donateurs (mandat) » (fin : Exécuter le mandat confié par l'organisme : héberger et traiter ses dossiers selon ses instructions (repas, transport, appels, bénévoles, vie associative, budget)) est détenue sur une base légale déclarée (nécessaire à un contrat, art. 9 al. 1 (1°)), et non sur votre consentement : Détention en qualité de mandataire ou d'exécutant d'un contrat de service (art. 18.3 al. 1) : la communication par l'organisme est nécessaire à l'exécution du mandat; mandat écrit, utilisation limitée au mandat, non-conservation après expiration, avis d'incident au responsable de l'organisme et droit de vérification du responsable de l'organisme (art. 18.3 al. 2). L'organisme demeure responsable (art. 3.1). « Contrat » est la valeur la plus proche du vocabulaire actuel; la disposition opérante est l'art. 18.3.

La catégorie « Journal des actes et journaux techniques de La Corvée (identifiants, horodatages, gestes posés) » (fin : Assurer la sécurité et la traçabilité du service et enquêter en cas d'incident) est détenue sur une base légale déclarée (prévention de la fraude et sécurité, art. 12 al. 2 (3°)), et non sur votre consentement : Utilisation nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d'évaluation et d'amélioration des mesures de protection et de sécurité (art. 12 al. 2 (3°)).

La catégorie « Organismes abonnés à La Corvée (personne-ressource, coordonnées, taille de l'équipe, abonnement, factures et paiements) » (fin : Facturer les abonnements et tenir les registres comptables et fiscaux) est détenue sur une base légale déclarée (nécessaire à un contrat, art. 9 al. 1 (1°)), et non sur votre consentement : Collecte et détention nécessaires à la conclusion et à l'exécution du contrat d'abonnement (art. 9 al. 1 (1°)). Les factures sont gardées 6 ans pour l'obligation fiscale (conditions d'utilisation, section 10).

La catégorie « Comptes d'utilisateurs La Corvée (nom, courriel, mot de passe haché, facteurs de connexion, sessions) » (fin : Faire fonctionner le service : connexion, sécurité des comptes et envoi des courriels nécessaires (invitations, récupération de compte, avis)) est détenue sur une base légale déclarée (nécessaire à un service que vous avez demandé, art. 12 al. 2 (4°)), et non sur votre consentement : Utilisation nécessaire à la prestation du service demandé par la personne concernée (art. 12 al. 2 (4°)) : sans compte nominatif, La Corvée ne peut ni authentifier la personne ni lui donner accès aux dossiers de son organisme.

Certains de ces renseignements sont sensibles ; lorsqu'un consentement est requis pour les utiliser à une autre fin ou pour les communiquer, il doit être manifesté de façon expresse (art. 12 al. 1 et 13 al. 2) : Contient des renseignements sensibles : santé (allergies, motifs médicaux d'un transport), situation financière (contributions) et accès au domicile. Leur accès est limité par rôle, la base de données refuse leur lecture aux rôles qui n'y ont pas droit, et chaque consultation est inscrite au journal.

Moyens de collecte

Nous recueillons auprès de vous les renseignements décrits ci-dessus par les moyens suivants (art. 8) :

formulaires en ligne (site Web ou application) : Rendez-vous pris sur rdv.ophelios.com : nom, courriel, notes facultatives, plage horaire, fuseau horaire et langue (sur rdv.ophelios.com, lorsque vous réservez une rencontre), Messages du formulaire de contact de La Corvée : nom, courriel, contenu du message et nos réponses, Factures clients et pièces comptables (Memento), Organismes abonnés à La Corvée (personne-ressource, coordonnées, taille de l'équipe, abonnement, factures et paiements), Comptes d'utilisateurs La Corvée (nom, courriel, mot de passe haché, facteurs de connexion, sessions) ;

automatiquement, lors de l'utilisation de nos services en ligne (journaux techniques) : Consultation d'ophelios.com par notre outil de mesure d'audience (pages, provenance, appareil, lieu approximatif) (par notre outil de mesure d'audience, sans témoin, lorsque vous consultez ophelios.com), Consultation de corvee.ca par notre outil de mesure d'audience (pages, provenance, appareil, lieu approximatif) (par notre outil de mesure d'audience, sans témoin, lorsque vous consultez corvee.ca), Journal des actes et journaux techniques de La Corvée (identifiants, horodatages, gestes posés) ;

courriel : Contrats et ententes d'affaires : nom, coordonnées, entreprise, modalités et signatures, Demandes et correspondance : nom, courriel, entreprise, contenu des messages et nos réponses, Factures clients et pièces comptables (Memento), Organismes abonnés à La Corvée (personne-ressource, coordonnées, taille de l'équipe, abonnement, factures et paiements) ;

téléphone : Demandes et correspondance : nom, courriel, entreprise, contenu des messages et nos réponses ;

en personne : Demandes et correspondance : nom, courriel, entreprise, contenu des messages et nos réponses ;

documents papier, y compris par la poste : Contrats et ententes d'affaires : nom, coordonnées, entreprise, modalités et signatures.

Renseignements de contact professionnels

Certains renseignements concernent l'exercice d'une fonction au sein d'une entreprise (Coordonnées des représentants clients (nom, fonction, courriel et téléphone du travail)). En vertu de l'art. 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (telle que modifiée par la Loi 25), les règles de consentement ne s'y appliquent pas ; ils ne sont pas soumis au consentement ni au retrait. Votre droit d'accès et de rectification et nos obligations en cas d'incident demeurent applicables.

Conservation et destruction

La conservation doit être limitée au temps nécessaire aux fins de la collecte, puis suivie de la destruction ou de l'anonymisation (art. 23). Les durées ci-dessous sont des règles déclarées, et non une preuve de destruction effectuée. Correspondance et demandes : conservation de 24 mois après le dernier échange, puis destruction. Coordonnées des représentants clients (Memento) : conservation de 24 mois après la dernière activité, puis destruction. Mesure d'audience Umami : événements bruts : conservation de 13 mois à compter de la collecte, puis destruction. Messages du formulaire de contact de La Corvée : conservation de 24 mois après le dernier échange, puis destruction. Comptes et dossiers d'un organisme La Corvée : conservation de 24 mois après la fin de l'abonnement de l'organisme, puis destruction. Journal des actes de La Corvée : conservation de 24 mois à compter de la collecte, puis destruction. Facturation et pièces fiscales : conservation de 72 mois après l'accomplissement des fins, puis destruction.

Protection de vos renseignements personnels

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements personnels, compte tenu notamment de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support (art. 10). Lorsque vos renseignements sont détruits, ils le sont de manière sécuritaire. À l'échelle de l'entreprise, elles comprennent notamment : formation et engagements de confidentialité, réponse aux incidents, destruction sécuritaire, minimisation et dépersonnalisation, journalisation et surveillance, contrôle des accès, chiffrement, sauvegardes et reprise.

Destinataires

Vos renseignements personnels ne sont accessibles qu'aux personnes de notre organisation dont les fonctions le justifient. Ils peuvent aussi être communiqués aux destinataires suivants. Au Québec : Hébergement OVH inc. (hébergement de nos serveurs). À l'extérieur du Québec : Apple (iCloud) (agenda des rendez-vous de démonstration), Cloudflare (diffusion du site de La Corvée et serveurs de noms), Fly.io (hébergement de la mesure d'audience des sites web), Zoho Mail (relais des courriels transactionnels).

Hébergement OVH inc. : Hébergement des serveurs privés virtuels qui font tourner Agreely (base de données, application, sauvegardes chiffrées; depuis le 2026-10-19), La Corvée (application, base de données et sauvegardes) et la prise de rendez-vous d'Ophelios (rdv.ophelios.com : Cal.com, sa base de données et ses sauvegardes quotidiennes; depuis le 2026-10-27) ; renseignements communiqués : Tous les renseignements personnels tenus par Agreely, par La Corvée et par la prise de rendez-vous d'Ophelios, y compris les dossiers tenus pour le compte des clients (stockés sur les serveurs et dans leurs sauvegardes).

Apple (iCloud) : Agenda iCloud d'Ophelios : inscription des rendez-vous pris sur rdv.ophelios.com, et lecture des plages occupées pour n'offrir que des plages libres ; renseignements communiqués : Nom et courriel de la personne qui réserve, date, heure et lien de la rencontre et, le cas échéant, les notes saisies.

Cloudflare : Réseau de diffusion et serveur mandataire (proxy) du site corvee.ca, et serveurs de noms (DNS) du domaine corvee.ca, par le compte Cloudflare d'Ophelios ; renseignements communiqués : adresse IP, agent utilisateur et requêtes des visiteurs des sites.

Fly.io : Hébergement de l'instance Umami (analytics.ophelios.com) qui mesure l'audience des sites agreely.ca, corvee.ca et ophelios.com ; renseignements communiqués : Page consultée et son titre, page de provenance, taille d'écran, langue, type de navigateur, de système et d'appareil, localisation approximative, identifiant de visite pseudonyme, ainsi que l'adresse IP et l'agent utilisateur en transit.

Zoho Mail : Relais des courriels transactionnels envoyés par Agreely (vérifications, avis, alertes), par La Corvée (invitations, avis, rappels, factures) et par la prise de rendez-vous d'Ophelios (demande, confirmation ou refus d'un rendez-vous), et hébergement des boîtes de courriel qui reçoivent les messages adressés à Agreely (dont celle du responsable de la protection des renseignements personnels), à Ophelios et à La Corvée ; renseignements communiqués : Nom et courriel des expéditeurs et destinataires et contenu des messages, qui peut contenir des noms et des coordonnées.

Vos renseignements personnels ne sont communiqués à aucun autre tiers sans votre consentement, sauf dans les cas prévus par la loi (art. 13, 18 et 18.3).

Communication à l'extérieur du Québec

Certains de vos renseignements personnels peuvent être communiqués à l'extérieur du Québec, aux destinataires suivants : Apple (iCloud) (Ontario, Canada, Apple Canada Inc., Toronto; lieu des serveurs non indiqué), Cloudflare (États-Unis, Cloudflare, Inc.; réseau mondial, journaux traités aux États-Unis et en Europe), Fly.io (Hors du Québec, Fly.io, Inc., société américaine ; instance dans la région de Toronto, Ontario), Zoho Mail (États-Unis). Ces destinataires agissent pour notre compte. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée pour chacune de ces communications et a conclu que les renseignements bénéficieraient d'une protection adéquate (art. 17).

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès et de rectification (art. 27 et 28). Vous avez également le droit d'obtenir un renseignement personnel informatisé recueilli auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses (art. 27, al. 3). Dans les cas prévus par la loi, vous pouvez exiger la cessation de la diffusion ou la désindexation (art. 28.1). Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements recueillis (art. 8). Ces droits s'exercent par écrit auprès du responsable indiqué ci-dessous (art. 29 et 30). À la date de publication de la présente politique, ils peuvent aussi être exercés en ligne à l'adresse suivante : https://app.agreely.ca/p/ophelios/rights.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour exercer vos droits ou pour toute question, communiquez avec : David Tucker, Président directeur général - david.tucker@ophelios.com.